很多外贸团队的CRM用了一两年，客户资源还是"吃大锅饭"：谁拿到归谁，三个月不跟进的客户躺在业务员私池里睡大觉；新人想练手却无单可接；老业务员手上堆了上千条线索，真正能成交的反而被淹没。

问题不出在CRM系统本身，而出在公海规则没设计好。外贸CRM公海规则要回答三个问题：什么样的客户该被收回、收回后谁能去领、领回去之后怎么不"吃回锅肉"。把这三件事写成系统能自动执行的规则，团队才算真正进入"客户自动流转"的状态。

一、先把公海池分成三类，再谈规则

CRM系统里不是只有一个"公海"。成熟的公海设计至少要分三类：

  1. 线索公海：还没有进入客户阶段的原始线索，比如展会名片、官网留言、WhatsApp 进线。
  2. 未成交客户公海：已经成"客户"但没成交的——发过报价、寄过样品、但还没下过单。
  3. 休眠客户公海：成交过但长期没新订单的老客户，归属于客户公海下的一个子集。

三类池子的自动回收规则各不相同：线索公海看重"24小时未跟进"和"30天未持续跟进"；未成交客户公海看重"首次跟进超时 48 小时"和"阶段停滞 30 天"；休眠客户公海则按"内贸 180 天 / 外贸 360 天无订单"触发。

二、自动回收的五个关键时限

参考询盘云CRM V1.0 优化版的公海规则，自动回收主要看五个时限：

  • 24 小时：新分配线索 24 小时内必须有任何跟进动作，否则回线索公海。
  • 48 小时：新分配潜在客户 48 小时内必须有"有效"跟进（电话、WhatsApp、视频会议都算），否则回客户公海。
  • 7 天：距上次跟进超过 7 天，系统提示并准备回收。
  • 30 天：同一阶段停留超过 30 天无进展，自动回公海。
  • 90/180/360 天：10 次联系无回应=验证失败回线索公海；C 客户 180 天未进入样品/量产/成交回公海；AB 客户 360 天未成交回公海；外贸客户 360 天无新订单回休眠公海。

这套时限的意义在于用时间把"客户质量"筛出来：能在 7 天内持续跟进的客户，成交概率显著高于 30 天没动静的；能跨过 90 天仍在对话的客户，往往就是未来的大单。

三、CRM库容分配：业务员到底能接多少客户

公海规则回收之后，下一个问题是：业务员私池到底能放多少人？V1.0 优化版的库容分配表给了明确答案——

  • 初级业务员：线索库容 2100、未成交客户 80、成交客户 200。
  • 中级业务员：线索 2100、未成交 100、成交 500。
  • 高级业务员：线索 2100、未成交 150、成交 1000。

对比 V0 原版（200/100/60、200/100/60、200/150/80），最大的变化是成交客户库容大幅扩容——核心思路是：A→B→C 阶段的线索不要急着清洗，先大量沉淀在私池里持续跟进；真正成交后进入成交客户池，按实际成交贡献分配库容。

四、防抢回机制：原负责人 7 天内不许领回

公海规则最容易踩的坑是"恶意抢回"：业务员自己把客户推到公海，再立刻领回来刷工作量；或者把好客户踢给同事、自己再重新抢走。

解决方式很直接——原负责人 7 天内不可领回自己掉入公海的客户。同时配合"恶意抢客户扣减库容和绩效分"的硬性指标，让公海真正变成"流通的池子"，而不是"自导自演的道具"。

五、把公海规则和复购客户分级接起来

客户进了成交客户池之后，下一步是按价值分级差异化服务。复购客户价值分数的计算公式是：年交易额×0.4 + 毛利率×0.3 + 账期×0.15 + 信用×0.15，每月 1 日系统自动跑分。

分级标准：≥70 分 VIP（前 20%，CEO/总监级对接）、40-69 分重点（中 50%，业务员主导）、<40 分普通（后 30%，客服+自动化托管）。连续 3 个月分数超当前等级上限 10% 自动升级，连续 3 个月低于下限 10% 自动降级。资源跟着分数走，而不是跟着关系走。

小结

外贸CRM公海规则不是一套"约束业务员的条条框框"，而是一套让客户资产真正流动起来的机制：线索有人跟、客户有人盯、休眠客户有人激活、优质客户有人深耕。把规则写进系统、用时限触发动作、用库容控制数量、用分级决定资源投入，整个团队就从"吃大锅饭"走向"按贡献分配"。

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